Jak zaplanować ścieżkę komunikacji w badaniu HR?
Na sukces Twojej organizacji składa się nie tylko sytuacja rynkowa, ale również to, jakie nastroje panują w Twoim zespole. Możesz z powodzeniem je monitorować dzięki badaniom HR. Ich przeprowadzenie da Ci mnóstwo cennych informacji o tym, co dzieje się wewnątrz organizacji – pod warunkiem, że odpowiedzi Twoich pracowników będą szczere i możliwie wyczerpujące. By to uzyskać, Ty również musisz się do badań odpowiednio przygotować. W jaki sposób? Planując odpowiednią ścieżkę komunikacji.
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym są badania HR i dlaczego należy je wdrożyć w firmie;
- czym jest i z jakich etapów składa się ścieżka komunikacji w badaniach HR;
- dlaczego tak istotne jest odpowiednie zaplanowanie ścieżki komunikacji;
- jak skutecznie taką ścieżkę komunikacji zaplanować.
Czym są i po co przeprowadza się badania HR?
Badania HR obejmują wszystkie procesy, w których możesz zapytać pracowników o ich opinie. Zbieranie, analizowanie i interpretowanie danych dotyczących pracowników i organizacji służy przede wszystkim podejmowaniu przemyślanych decyzji personalnych. A co możesz mierzyć? Zaangażowanie pracowników, ich satysfakcję z wykonywanej pracy czy odbiór kultury organizacyjnej.
Warto też cyklicznie monitorować nastroje w organizacji. Najlepiej do tego posłużą badania typu puls check, które polegają na regularnym przeprowadzaniu krótkich ankiet lub rozmów z pracownikami. Dzięki nim sprawdzisz ich zaangażowanie i poznasz oczekiwania względem firmy. Im więcej pracowników weźmie udział w badaniu, tym większą liczbą danych będziesz dysponować. Bardzo ważne zatem, aby komunikacja związana z badaniami zachęcała pracowników do uczestnictwa. Większa liczba ankiet to również większe możliwości analityczne, które pozwalają tworzyć bardziej rozbudowane i szczegółowe raporty.
Czym jest ścieżka komunikacji w badaniach HR?
Ścieżką komunikacji nazywamy wszystkie działania, jakie firma podejmuje względem pracowników w kontekście przeprowadzanych badań. Komunikacja to nie tylko informacja o wysyłce ankiet. Ważne jest również odpowiednie poinformowanie uczestników o badaniu, przedstawienie sposobu jego realizacji i komunikowanie o uzyskanych wynikach. Dlatego na ścieżkę komunikacji warto popatrzeć szeroko. Składają się na nią poszczególne etapy, które znacznie wykraczają poza sam moment przeprowadzania badania. Określają to, co dzieje się przed nim, jak również to, co następuje po nim.
Etap 1. Przygotowanie do badania
Przed rozpoczęciem badania zbuduj w pracownikach potrzebę wzięcia w nim udziału oraz zaufanie do jego przebiegu. Komunikacja na tym etapie polega na wyjaśnieniu celów badania, korzyści dla organizacji i uczestników oraz zapewnieniu, że zebrane dane będą traktowane poufnie i anonimowo. Ważne też, aby dać uczestnikom gwarancję, że ich udział jest istotny i wpłynie na doskonalenie działań organizacyjnych. Pracownicy muszą mieć poczucie i być przekonani do tego, że ich zaangażowanie w badanie będzie przekładało się codzienną pracę.
Etap 2. Planowanie badania
W procesie planowania badania HR kluczową rolę odegra określenie celów i zakresu badania. Komunikacja na tym etapie będzie kluczowa dla zrozumienia oczekiwań i potrzeb zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród respondentów. Istotne jest również, aby jasno określić metodologię badawczą i narzędzia, co zapewni spójność i wiarygodność danych. W planie uwzględnij również komunikację wewnętrzną, informując zespół o celach i korzyściach płynących z badania.
Etap 3. Realizacja badania
W trakcie realizacji badania HR kluczową rolę odegra zapewnienie odpowiednich zasobów i wsparcia technicznego. Komunikacja na tym etapie obejmie nie tylko zbieranie danych, ale również zapewnienie klarownych instrukcji dla respondentów oraz monitorowanie postępu badania. Regularnie aktualizuj zespół badawczy oraz bieżącą komunikację z uczestnikami – pomoże to zapewnić wysokiej jakości dane.
Etap 4. Analiza wyników
Po zebraniu danych nastąpi etap analizy, w którym kluczowe jest zrozumienie i interpretacja zebranych informacji. Komunikacja na tym etapie koncentruje się na współpracy między zespołem badawczym a interesariuszami, aby zapewnić trafne wnioski i rekomendacje. Tu również uwzględnij komunikację wewnętrzną, dzięki której zaangażujesz personel w proces interpretacji wyników i planowanie działań na ich podstawie.
Etap 5. Komunikacja wyników
Ostatnim etapem jest komunikacja wyników badania HR. Kluczowe będzie dostarczenie klarownych, zrozumiałych dla wszystkich raportów i prezentacji. Uwzględnij interaktywne formy prezentacji danych, takie jak wykresy i infografiki, aby ułatwić zrozumienie i zapamiętanie informacji. Komunikacja na tym etapie powinna być dwukierunkowa: pozwól na zadawanie pytań i dyskusję na temat wniosków oraz działań naprawczych.
Wyniki badania mogą być wielopoziomowe, przygotowane do potrzeb różnych grup odbiorców i pokazywane na różnym etapie. W inny sposób warto prezentować wyniki badania HR zarządowi, inaczej na nie patrzy dział HR, a jeszcze inne rzeczy interesują liderów poszczególnych działów. Każda z tych grup potrzebuje odmiennych raportów, by wdrożyć wyniki badania w codziennej pracy.
Z tego powodu ważne jest, aby już na początku planowania badania zastanowić się, kto i w jaki sposób będzie korzystał z wyników. Pamiętaj również, żeby zadbać o to, aby podsumowanie badania HR zaadresować do wszystkich pracowników firmy na odpowiednio ogólnym poziomie.
Jakie są korzyści z planowania ścieżki komunikacji?
Istnieją przynajmniej dwa główne powody, dla których warto dobrze zaplanować ścieżkę komunikacji w badaniu HR. Pierwszy z nich to poufność badania, a drugi to response rate, czyli wskaźnik liczby zebranych ankiet w populacji wszystkich pracowników.
Poufność badania
Zachowanie poufności w badaniach jest niezmiernie istotne z wielu powodów. Poniżej omówimy te najważniejsze.
- Zaufanie uczestników. Zagwarantowanie poufności buduje zaufanie uczestników badania. Kiedy respondenci wiedzą, że ich odpowiedzi są traktowane jako poufne, są bardziej skłonni do udzielenia szczerych odpowiedzi. To prowadzi do uzyskania wiarygodnych danych, co z kolei zwiększa wartość i przydatność badania.
- Ochrona prywatności. Poufność w badaniach chroni prywatność uczestników. Wrażliwe informacje, takie jak opinie o przełożonych czy oceny kultury organizacyjnej, mogą być ujawnione w ramach badania. Bez gwarancji poufności uczestnicy mogą czuć się niekomfortowo, co może wpłynąć na mniejszą uczciwość odpowiedzi.
- Obiektywność danych. Poufność zapewnia obiektywność danych, ponieważ uczestnicy nie obawiają się konsekwencji związanych z udzielonymi przez nich odpowiedziami. Badanie może więc lepiej odzwierciedlać rzeczywistość, a wyniki będą bardziej wiarygodne i przydatne dla organizacji.
- Budowanie reputacji. Organizacje, które dbają o poufność w badaniach, budują pozytywną reputację jako instytucje dbające o dobro swoich pracowników i partnerów. To może przyczynić się do zwiększenia lojalności pracowników.
Zapewnienie poufności w badaniach HR ma kluczowe znaczenie dla uzyskania wartościowych danych, budowania zaufania i zachowania zgodności z przepisami prawnymi. Jest to nieodłączny element procesu badawczego, który należy traktować priorytetowo.
Response rate
Wysoki response rate w badaniach HR jest kluczowy dla uzyskania rzetelnych i wartościowych danych. Jednym z kluczowych czynników wpływających na wysoki poziom response rate jest dobra komunikacja.
- Klarowne wyjaśnienie celów badania. Pierwszym krokiem do uzyskania wysokiego response rate jest klarowne wyjaśnienie celów i znaczenia badania. Dobra komunikacja pozwala uczestnikom zrozumieć, dlaczego ich udział jest istotny i jakie korzyści mogą wyniknąć z ich zaangażowania.
- Zapewnienie poufności i anonimowości. Kiedy uczestnicy badania mają pewność, że ich odpowiedzi będą traktowane poufnie i anonimowo, są bardziej skłonni do uczestnictwa. Dobra komunikacja polega na jasnym przekazaniu gwarancji poufności, co buduje zaufanie i zachęca do uczciwych odpowiedzi.
- Jasne instrukcje i terminy. Skuteczna komunikacja obejmuje również klarowne instrukcje dotyczące sposobu udziału w badaniu oraz terminów jego przeprowadzenia. Uczestnicy muszą być świadomi, co należy zrobić i do kiedy, aby zapewnić płynny przebieg procesu badawczego.
Dobra komunikacja odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu wysokiego response rate w badaniach HR. Klarowne wyjaśnienie celów badania, zapewnienie poufności i anonimowości, klarowne instrukcje to ważne elementy skutecznej strategii komunikacyjnej, która zwiększa zaangażowanie i uczestnictwo w badaniu.
Im więcej pracowników zaangażujesz w proces badania, tym większe uzyskasz możliwości analityczne (otrzymane dane będziesz mógł opisywać na różnych poziomach). Większy response rate to też wyższa ranga procesu badania.
Co zawiera dobrze zaplanowana ścieżka komunikacji badania HR?
Różne etapy realizacji badania w organizacji wymagają zaangażowania innych grup pracowników. Dobrze zaplanowana komunikacja to taka, która zachęca pracowników do wzięcia udziału w badaniu. Z kolei dobrze poprowadzona komunikacja to taka, która obejmuje etap od zapowiedzi badania aż do informacji o tym, co dalej dzieje się z jego wynikami.
O komunikację warto zadbać odpowiednio wcześniej przed badaniem, aby jak najlepiej przygotować pracowników do realizacji projektu. Z doświadczenia Openfield możemy powiedzieć, że dobra komunikacja musi zawierać kilka kluczowych elementów. Komunikacja MUSI:
- gwarantować uczestnikom poufność badania;
- budować platformę do szczerych odpowiedzi (ludzie nie mogą bać się szczerze odpowiadać);
- zachęcać ludzi do wzięcia udziału w badaniu, wskazując na jego cel;
- angażować liderów w promowanie badania;
- przewidywać elementy zachęcające do uczestnictwa w badaniu, np. grywalizację;
- dostarczyć uczestnikom informację o tym, że wyniki zostały przeanalizowane, a na ich podstawie w firmie podjęte zostaną dalsze działania.
Ostatni punkt jest bardzo ważny. Najgorszą rzeczą, jaką możesz zrobić po przeprowadzeniu badań, jest zignorowanie wyników. Jeżeli nie zrobisz z nimi zupełnie nic, nie wprowadzisz w firmie potrzebnych i możliwych zmian, możesz skutecznie zniechęcić pracowników do udziału w kolejnych tego typu inicjatywach.
Zaplanuj ścieżkę komunikacji w badaniach HR z Openfield
Wiesz już, jak ważne jest odpowiednie przygotowanie do badań HR. To nie tylko kwestie techniczne, ale przede wszystkim komunikacyjne. Szczegółowo zaplanowana ścieżka komunikacji doprowadzi Cię do takich wyników, które niosą potencjał korzystnych zmian dla Twojej organizacji. Nie czekaj, zrealizuj badania i daj Twoim pracownikom poczucie wpływu na to, co dzieje się w ich miejscu pracy. Chcesz zrobić to profesjonalnie? Skontaktuj się z nami. Specjaliści z Openfield pomogą Ci skutecznie przeprowadzić ten proces.